【モノづくりの技術力向上コンサルタントが考える生産性向上その1～必要な言葉の選び方～】
日本の文化は「気配り」、「忖度」です。
それができる人が出世しました。
しかし、多様化・情報化社会の中では、
情報量が多く、気配りや忖度にも限界があります。
だから、しなければならないことは、言葉で伝えて
いかなければなりません。
＜言葉で伝えるためにすべきこと①＞
私も会議前には、上司から聞かれることをそうていして調べておくことで
質問への対応力がUPするという思いから、調査をします。
これは、忖度です。
前述したように、様々な業務内容を複数同時にこなす中、
単に仕事量が増えるだけです。
顧客へのプレゼンは、目的や伝えるべきことが明確であるため、
段取り八割の原則が通用します。
＜言葉で伝えるためにすべきこと②＞
これから、しておかなければならないことや
すべきことを完璧にすると
仕事は終わりません。
そこで、最近では以下の取り組みをして生産性を上げるようにしています。
（1）質問する。
（2）60％の出来で意見を求める。
たったこれだけです。
「（1）質問する」意図は、答えは複数あり選択肢によっては
パターンが異なると推定できるから。
また、質問の最後に
「では、確認させてください。主旨は・・・と考えました。」
と最後の質問をします。
異なれば、再度質問です。
忙しい上司の時間を割くのはなかなか難しいですが、
できるだけ最初に精度を上げておくことが、
仕事の質とモチベーション維持につながります。
＜常識が非常識＞
特に「常識」と思うことでも質問をしておきます。
私の常識との乖離を確認するのです。
長年同じ業界や仕事をしていると
曖昧な表現でも忖度してしまします。
しかし、間違っていることもあります。
大事なのは、言葉の意図が表現と一致しているかです。
表現とは、文章や形にしたときの容姿です。
私は、様々な業界の人との打ち合わせや転職2回の経験から、
表現には気を付けています。
言葉の中身を知り、表現することができれば
生産性は格段に向上します。
また、60％の時点で確認を取ることも大事です。
方向性の早期修正ができるからです。
資料作り中に、内容の変更の可能性はあります。
特にプロジェクトが暗礁に乗り上げているとき。
早めの軌道修正は依頼者と作成者お互いのストレスを軽減
させてくれます。
この質問することと60％資料提出により、
会議資料の目的がはっきりして
資料を使った会議では、
「決められる会議」
へ変化します。
会議は、意思疎通の場ではなく、
意思決定の場です。
だから、時間は短くていいのです。
意思疎通は、事前資料の読み込みでできます。
会議前に担当者へのディスカッションでもできます。
生産性向上とは、そのようなことの積み重ねからできると考えます。
ぜひ、必要な言葉を考えて業務に挑んでください。
＜まとめ＞
今日は、必要な言葉の選び方についてお伝えしました。
一つ目は、言葉で伝えるためにすべきこと①「段取り」、
二つ目は、言葉で伝えるためにすべきこと②「質問」「60％の出来」、
三つめは、自分の常識は上司の非常識！！
でしたね。
経営のヒントになれば幸いです。
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